Las cuentas de clientes son un instrumento para la gestión de dinero ajeno que desde hace tiempo se utiliza en muchos sectores económicos. Cuando los profesionales reciben dinero de sus clientes o dinero para sus clientes deben depositarlo obligatoriamente en una cuenta especial, separada de todas las demás. Así, el registro del banco mostrará de forma sencilla, clara y directa qué se hace con ese dinero.

En España, por ejemplo, el Código Deontológico de la Abogacía obliga a los abogados a tener cuentas de clientes. Recientemente, el Real Decreto-ley 3/2020, de 4 de febrero, estableció la obligación para los mediadores de seguros de “acreditar que los fondos pertenecientes a los clientes son transferidos a través de cuentas de clientes completamente separadas del resto de recursos económicos del mediador”.

Por tanto, la cuenta de clientes NO es una simple cuenta contable sino una cuenta abierta en una entidad de crédito (bancos, cajas de ahorro…).

En términos muy sencillos, implica:

1.- Abrir una cuenta nueva. La operativa de tu Cuenta de Clientes va a ser especial. Tal vez lo más sencillo es que abras una cuenta nueva en tu banco, para asegurarte de que no tiene recibos domiciliados y que nadie ingresará ninguna cantidad en ella salvo que tú se lo indiques expresamente. De todas formas, puedes convertir una de tus cuentas existentes en Cuenta de Clientes, pero tendrás que asegurarte de operar con ella conforme a las nuevas normas.

2.- Comunicar a los clientes la numeración de la nueva cuenta. A partir del 6 de mayo de 2020, si cobras primas para liquidarlas a las compañías, tienes la obligación de comunicar a tus clientes cuál es tu Cuenta de Clientes y darles instrucciones claras para que transfieran las primas a esa cuenta (y sólo a esa cuenta).

3.- Comunicar a las compañías aseguradoras la numeración de la nueva cuenta. También a partir del 6 de mayo, si eres tú quien recibe las indemnizaciones (o los extornos de prima) para transferírselo a tus clientes, debes comunicar a las compañías cuál es tu Cuenta de Clientes y darles instrucciones claras para que transfieran a esa cuenta (y sólo a esa cuenta) las indemnizaciones y extornos de tus clientes.

4.- Separación absoluta. No puedes utilizar la Cuenta de Clientes para gestionar tus propios recursos económicos, ya sean laborales (pagar nóminas), inmobiliarios (pagar alquileres o hipotecas de tus oficinas) o de otro tipo (electricidad, agua, teléfono…). Recuerda que sólo tienes que abrir una Cuenta de Clientes, no una cuenta por cada cliente ni una cuenta por cada compañía.

Obligar a tener una Cuenta de Clientes era una de las opciones que la recientemente implementada Directiva europea de Distribución de Seguros dio al legislador español para mejorar la protección de los clientes en caso de que un mediador fuera incapaz de transferir las primas a la compañía (o de transferir la indemnización o el reembolso de la prima al asegurado). Así lo establece expresamente el artículo 10.6 de la Directiva de Distribución de Seguros.

La Directiva contemplaba, además, que la Cuenta de Clientes (y el dinero depositado en ella) debía estar protegida en caso de quiebra del mediador. Sin embargo, el legislador español no ha implementado ninguna protección especial para las Cuentas de Clientes de mediadores.

El legislador español probablemente considera que la mera existencia de una Cuenta de Clientes ya incrementa su protección. Usar Cuentas de Clientes refuerza las obligaciones de registro, trazabilidad, disciplina y prudencia financieras de los mediadores en la gestión de su negocio, limitando la posibilidad de que los mediadores se financien con cargo a “fondos pertenecientes a los clientes”.

A nadie se le escapa tampoco que las nuevas rigideces que impone el legislador pueden reducir los casos de fraude y facilitar la asignación de responsabilidades cuando un mediador resulte incapaz de transferir las primas cobradas a la aseguradora.

La obligación de mantener una Cuenta de Clientes separada aplica a todos los tipos de mediadores de seguros, sin excepción, incluidos los agentes exclusivos, los mediadores complementarios y los operadores de banca seguros.

Esta nueva obligación la ha establecido el art. 136.4 del RDL 3/2020 como obligación del “mediador de seguros” en general, sin distinción alguna. El mismo título del art. 136 se refiere a Obligaciones generales y prohibiciones aplicables a los mediadores de seguros.

Los agentes exclusivos son mediadores de seguros, como también lo son los agentes vinculados y los corredores de seguros. De hecho, aunque el art. 142.1 del RDL establece que los importes abonados por el cliente a un agente de seguros se entienden abonados a la compañía aseguradora, el apartado 2 del mismo artículo confirma que, aun así, los agentes están obligados a mantener una Cuenta de Clientes.

Los mediadores de seguros complementarios deben adoptar la forma de agente o corredor y, por tanto, la obligación de mantener cuentas separadas les aplica igual que al resto de mediadores. Los operadores de banca-seguros, ya sean exclusivos o vinculados, tiene la condición de agente y, por tanto, son mediadores y quedan también sujetos a la obligación de mantener Cuentas de Clientes separadas, tal y como recoge el art. 152.1 f) del RDL 3/2020.

No. Si todos tus clientes abonan las primas directamente a las compañías (mediante domiciliación, por ejemplo) y ésta nunca abonan indemnizaciones o rembolsos de primas a través de ti, entonces no tienes obligación de mantener una Cuenta de Clientes.

Sin embargo, ten en cuenta que si surgiera en algún momento la necesidad de recibir fondos de tus clientes (primas) o para tus clientes (indemnizaciones), tendrás que abrir antes una Cuenta de Clientes.

Tal vez quieras plantearte abrirla ya si hacerlo no tuviera coste o si crees que merece la pena asumirlo.

Desde el 6 de mayo de 2020.

La disposición transitoria tercera del RDL 3/2020, titulada régimen de adaptación de los mediadores de seguros, establece, en su apartado 6., que los mediadores de seguros deberán adaptarse a lo dispuesto en el artículo 134.6 … en el plazo máximo de tres meses a partir de la entrada en vigor de este real decreto-ley. El RDL entró en vigor el 6 de febrero de 2020 y, por lo tanto, la obligación a
mantener cuentas separadas es obligatoria desde el 6 de mayo de 2020. En principio, las distintas normas de suspensión de plazos dictadas por el Gobierno durante el estado de alarma no afectan a este plazo de adaptación, pues no se trata de un plazo administrativo en el sentido de la Disposición Adicional Tercera del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el COVID- 19.

El RDL 3/2020 establece en su artículo 192.2.q) que tendrá la consideración de infracción muy grave carecer de la contabilidad y de los libros y registros exigidos en la legislación mercantil aplicable y en las normas sobre distribución de seguros y de reaseguros, o la llevanza de estos con irregularidades esenciales que impidan conocer el alcance y naturaleza de las operaciones realizadas, así como no disponer de cuentas de clientes completamente separadas del resto de recursos económicos en los términos del artículo 136.4.

Las infracciones muy graves pueden ser sancionadas con la cancelación de la inscripción en el registro administrativo, la suspensión para el ejercicio de la actividad por un plazo máximo de 10 años, la publicidad de la conducta o la imposición de una multa.

La norma no establece una definición precisa de “Fondos pertenecientes a clientes”. Como guía, debes considerar que son “fondos pertenecientes a clientes” los siguientes:

a) Las primas que cobres de tus clientes.

b) Las indemnizaciones y extornos que cobres de las compañías para transferírselos a tus clientes.

La expresión “fondos pertenecientes a los clientes” empleada por el legislador ha sido criticada. Aunque es la expresión que emplea la versión en castellano de la Directiva de Distribución de Seguros de la UE, podría no ser completamente fiel a la verdadera naturaleza jurídica de esos fondos. Es una discusión que pretende dejarse al margen de esta guía.

Sí, es siempre obligatorio. La obligación consiste en que los fondos pertenecientes a los clientes sean “transferidos a través de cuentas de clientes”, es decir, que sólo pueden moverse mediante transferencias o ingresos con destino u origen en tu Cuenta de Clientes:

1.- Primas. Si el cliente quiere o debe transferir al mediador el importe de la prima del seguro (para que el mediador se lo abone a la compañía), debe transferirlo a la Cuenta de Clientes.

2.- Cobrar la indemnización del cliente. De la misma manera, si la aseguradora quiere o debe transferir el importe de la indemnización o el extorno de prima al mediador (para que éste se lo abone al asegurado o al tomador), debe transferirlo a la Cuenta de Clientes.

3.- Pagar la indemnización al cliente. Además, el mediador debe transferir al cliente la indemnización desde la Cuenta de Clientes y no desde otra cuenta.

El mediador debe asegurarse de dar a su cliente y a la compañía las instrucciones necesarias para que puedan hacer las transferencias a la Cuenta de Clientes y no a ninguna otra cuenta. Si cobras primas en metálico debes ingresarlas en tu Cuenta de Clientes y establecer claramente en el concepto del ingreso a qué póliza corresponde esa prima.

No. El RDL 3/2020 establece que “que los fondos pertenecientes a los clientes son transferidos a través de cuentas de clientes completamente separadas del resto de recursos económicos del mediador”.

Esta completa separación consiste en que en la Cuenta de Clientes sólo puede estar el dinero de los clientes, nada más. No puedes tener allí depositadas tus comisiones, tus honorarios, los importes que hayas retenido a tus empleados por IRPF ni ningún otro dinero.

No.

No puedes utilizar la Cuenta de Clientes para la gestión de tus propios recursos económicos (recursos laborales, informáticos, inmobiliarios, etc.). Por lo tanto, desde la Cuenta de Clientes no puedes pagar nóminas, alquileres o facturas de proveedores, ni siquiera si sabes que podrás reintegrar el dinero antes de que haya que liquidar la prima a la aseguradora o pagar la indemnización al asegurado.

Evidentemente, todo esto implica que en la cuenta de clientes no puede domiciliarse recibo alguno por gastos propios del mediador.

Probablemente. El Consejo General está trabajando con el regulador y con las compañías para aclarar las múltiples dudas que genera la necesidad de incluir las nuevas Cuentas de Clientes en la operativa habitual de liquidación primas, comisiones, indemnizaciones y extornos.

Es muy raro que los mediadores transfieran a la compañía el importe exacto de las primas que han cobrado. Lo normal es que transfieran únicamente la parte de las primas que exceda de las comisiones que la compañía le adeude (o que no transfieran importe alguno, sino que reciban de la compañía la parte de las comisiones que exceda de las primas cobradas). Este mecanismo lo conocen algunos como conciliación de cuentas. Es operativamente ágil y sencillo, pero encierra una gran complejidad jurídica, en la que se mezclan figuras como la compensación de deudas o el pago por terceros. Aún no está claro cómo quiere el regulador encajar las nuevas Cuentas Clientes en este mecanismo de conciliación de cuentas.

Por desgracia, se han dado casos en los que un mediador no ha sido capaz de transferir a las compañías el saldo resultante de la conciliación de cuentas. En casos así puede ser muy difícil determinar qué pólizas deben entenderse pagadas contra las comisiones que había devengado el mediador fallido y cuáles no y si eso supone que los clientes pierden su cobertura. La normativa sobre Cuentas de Clientes pretende atajar este tipo de problemas. El Consejo General fomentará que el regulador, las compañías y los mediadores adopten una posición común y clara respecto a los ajustes operativos que van a ser necesarios. Las siguientes son algunas consideraciones que se someterán a debate.

Para saber si el mediador puede, y cuándo puede, retirar de la Cuenta de Clientes el importe de su comisión será fundamental acordar con la compañía reglas muy claras sobre la liquidación de primas. El mediador no debe permitir que en la Cuenta de Clientes haya nunca una cantidad menor a la que la compañía tendría derecho a exigir para dar por cumplida la obligación del cliente de pagar la prima.

No. El mediador debe ingresar el importe de la prima en la Cuenta de Clientes, describiendo en el concepto del ingreso a qué póliza corresponde, para que pueda acreditarse cuando sea necesario.

Una vez ingresada en la Cuenta de Clientes, podrá retirarse su importe en función de las reglas acordadas con la compañía, siempre y cuando según las mismas nunca se ponga en riesgo la cobertura del cliente.

Depende de si debe entenderse que la obligación de pago de las primas a la Compañía ya está legalmente satisfecha por el simple hecho de que la compañía te adeude comisiones. Si es así, no debería haber problema en que el mediador retirara las primas.

De nuevo, esta es una cuestión que debería quedar clara en la carta de condiciones o en los acuerdos que tenga el mediador con la compañía.

No, salvo que el cliente lo ordene expresamente.